Dans sa dimension stratégique, la politique du Système d’Information (SI) et du Numérique a pour finalité la mise en œuvre des orientations stratégiques de la Fondation et donc l’atteinte des objectifs identifiés dans les autres politiques (Ressources Humaines, Qualité et gestion des risques, Communication, Finance/Investissement…). Subordonnée aux objectifs des politiques sectorielles, elle est aussi un préalable nécessaire à leur mise en œuvre. Elle est clairement identifiée comme une priorité des orientations stratégiques de la Fondation et à ce titre un élément important de notre effort d’investissement. Elle est fortement déterminée par les politiques nationales et régionales du système d’information.
Les objectifs de notre politique doivent nous permettre d’atteindre les critères attendus par les différents référentiels qui s’imposent à nous et donc un haut degré de sécurité.
Notre expertise
Le schéma directeur informatique concrétise la volonté de la Fondation de structurer son système d’Information et de planifier le passage de l’existant au futur.
Le système d’information, outil au service de l’ensemble de la Fondation (résident et personnel) assure notamment :
- La gestion administrative et le recueil d’information médicale concernant le résident,
- La constitution d’une base d’information pour décrire l’activité médicale et du soin,
- La gestion administrative dans une approche intégrée et consolidée,
- La fourniture des éléments quantitatifs et qualitatifs nécessaires au pilotage.
Le système d’information assure également la communication avec l’extérieur, au travers notamment des échanges d’information avec les tutelles et différents partenaires (ARS, HAS, Assurance maladie, Mutuelles, Banques, …). Sa sécurisation doit nous assurer que toutes les données personnelles ou institutionnelles sont protégées en permanence.
L’informatique est au service de tous les métiers pour faciliter l’activité, alléger et simplifier la tâche des acteurs dans le processus d’alimentation et de consultation de l’information en adéquation avec la pratique des métiers.
L’amélioration permanente des outils s’accompagne d’une réflexion avec les utilisateurs sur les processus « métier ».
En raison des réformes engagées ou futures dans le secteur médico-social (nouvelle gouvernance, Loi Vieillissement, lancement du DMP, Certification HAS, Evaluation interne/externe, Respect de la RGPD,…), l’outil informatique doit demeurer aussi évolutif que réactif.
Pour faire face aux évolutions réglementaires en cours et à venir, notre Politique du Système d’Information et du Numérique est porteuse de grandes exigences.
Notre offre d’accompagnement
Une Politique du Système d’Information (SI) ne s’improvise pas d’autant que les enjeux/impacts à saisir sont complexes. Les directions d’établissements souhaitant faire évoluer leur système d’information doivent donc la formaliser en passant par quelques étapes clés comme :
- Faire un état des lieux de la situation existante, en analysant méthodiquement et dans leur intégralité les forces et faiblesses en termes de ressources humaines.
- Mettre en évidence les objectifs en termes d’orientation SI
- Mesurez les écarts entre l’existant et la situation future projetée. C’est un bon moyen de mettre en évidence l’ampleur du travail à fournir
- Déterminer un plan d’action SI. Chaque action à mettre en place doit être définie et argumentée. Elles doivent avoir du sens et coller à la vision stratégique globale de la structure et à l’organisation souhaitée
- Planification du projet. Les actions définies doivent être planifiées dans le temps de manière cohérente et logique. La planification de la démarche est un point primordial de la réussite du projet. Le manque d’anticipation et d’organisation contribue à la perte de sens et à la baisse d’impact des actions mises en place
- Budgétiser les actions SI. Il est impossible de se lancer dans un projet d’une telle ampleur sans l’avoir budgétisé au préalable. Toutes les actions doivent être prises en compte afin de fixer le budget le plus réaliste possible
- Lancer le projet
- Fixer des indicateurs de réussite
En définitive, la mise en place d’une Politique du Système d’Information fait d’abord émerger des potentiels dysfonctionnements que la structure va ensuite chercher à pallier par le biais de solutions pérennes.